In questi giorni in cui dobbiamo stare tutti a casa, molti clienti, più di quel che si immagini, soprattutto le imprese, chiedono insistentemente se sia possibile continuare a stipulare atti notarili “a distanza” tramite video conferenza.

Purtroppo – salvo quanto appresso in tema di verbali di assemblee – l’attuale quadro normativo non lo consente. Infatti in ossequio alla legge notarile le parti devono sottoscrivere l’atto– in maniera tradizionale oppure con la firma grafometrica o digitale –  in presenza fisica del notaio.

C’è attualmente un nutrito dibattito all’interno della categoria sulla necessità o opportunità, almeno in questa fase di emergenza sanitaria, di richiedere al legislatore una norma specifica che  consenta i c.d. “atti a distanza”, tramite sistemi di telecomunicazione controllati dal Consiglio Nazionale del Notariato, soluzione già adottata dai notai francesi, per esempio.

Diverso è il discorso in materia di assemblee di società (art. 106 d.l. 18/2020)

L’art. 106 del d.l. 17 marzo 2020, n. 18, rubricato “Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società”, ha introdotto importanti deroghe alla disciplina delle società di capitali, anche quotate. Si tratta di previsioni fondate sull’attuale contesto emergenziale e aventi carattere essenzialmente provvisorio, infatti trovano applicazione “alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale”.

Anzitutto, è prorogato di diritto da 120 a 180 giorni il termine, previsto dagli artt. 2364, comma 2, e 2478-bis, comma 1, cod. civ. per la convocazione dell’assemblea annuale per l’approvazione del bilancio.

Sono inoltre introdotte diverse novità riguardanti lo svolgimento dell’assemblea (e, conseguentemente, la verbalizzazione della stessa da parte del notaio).

L’avviso di convocazione può prevedere, “anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie”:

il voto “in via elettronica” (a mezzo e-mail, messaggio SMS o di altro tipo) o “per corrispondenza”, nonché “l’intervento … mediante mezzi di telecomunicazione”; modalità già prima d’ora praticabili, ma solo in caso di conforme previsione statutaria, dall’art. 2370, comma 4, cod. civ.

La previsione non è di poco momento, in quanto rappresenta una deroga al metodo assembleare cui è informata la disciplina della s.p.a. e cui devono attenersi anche le s.r.l. quantomeno per talune delibere di particolare importanza o quando ne sia fatta richiesta dai soggetti legittimati (cfr. art. 2479, comma 4, cod. civ.).

Proprio con riferimento alle s.r.l., il d.l. 18/2020 interviene sulla procedura di formazione della volontà consentendo, pur con qualche dubbio sulla correttezza della tecnica legislativa e sulla chiarezza dei richiami, di ricorrere in ogni caso alle modalità della consultazione scritta e del consenso espresso per iscritto. Deve quindi ritenersi che, ove venga sollecitata una decisione dei soci da adottarsi con tali modalità, pur in mancanza di un’espressa previsione statutaria,né gli amministratori né i soci che rappresentino 1/3 del capitale possano opporsi richiedendo la deliberazione assembleare, come pure prevede in via generale l’art. 2479, comma 4, cod. civ.

Va da sé che, nel caso in cui le decisioni dei soci dovessero riguardare una modifica statutaria, permane il limite di sistema che richiede il controllo e l’intervento notarile.

* * *

L’art. 106 d.l. 18/2020 aggiunge inoltre che “le predette società [vale a dire le società di capitali] possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazioneche garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, … senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo … il presidente, il segretario o il notaio”.

Questa previsione consente che tutti i partecipanti all’assemblea, ivi compresi il presidente e il segretario o il notaio, vi prendano parte a distanza. Si deroga così alla regola della compresenza fisica (almeno) del presidente e del segretario o del notaio, ricavabile dal disposto dell’art. 2375, comma 1, cod. civ. (secondo cui il verbale assembleare è “sottoscritto dal presidente e dal segretario o dal notaio”).

Non sono introdotte deroghe, invece, alle modalità previste in statuto per l’invio dell’avviso di convocazione. Questo, pertanto, dovrà essere fatto nei modi e nei termini previsti dalla legge e/o dallo statuto (cfr. artt. 2366, commi 2 e 3, e 2479-bis, comma 1, cod. civ.), salva naturalmente la possibilità che l’assemblea si costituisca in forma totalitaria ai sensi degli artt. 2366, comma 4, e 2479-bis, comma 5, cod. civ.).

Deve inoltre segnalarsi che, benché le citate previsioni riguardino soltanto le decisioni dei soci di società di capitali, esse possano trovare applicazione analogica – dato il ricorrere della medesima ratio – anche alle riunioni del consiglio di amministrazione e del collegio sindacale, ove nominati.

In relazione a quanto sopra, quindi, il notaio Carraffa comunica di essere a piena disposizione per organizzare e verbalizzare le riunioni assembleari delle società o associazioni che ne dovessero avere necessità, utilizzando il sistema di video-conferenza che i clienti preferiranno.